SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

A. Definisi Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) atau EIS merupakan suatu

sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara

keseluruhan.
nformasi tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif, dikemukakan oleh 3 ahli teori manajemen, yaitu Henry Fayol, Henry Mintzbert, dan Jon Kotter.

 

 

 Fungsi Manajemen Henry Fayo :

1. Planning (Merencanakan)

    manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.

2. Organizing (Mengorganisasikan)

    manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.

3. Staffing (Menyusun Staf)

    manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.

4. Directing (Mengarahkan)

    manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.

5.Controling (Mengendalikan)

   manajer mengendalikansumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetapberoperasi   secara optimal.

 

 

B. Cara Eksekutif Berpikir

 Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard melakukan penelitian mengenai proses berpikir para eksekutif untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran - pikiran tersebut.

 

 1. Apa yang dipikirkan Eksekutif

    Menurut Isenberg, eksekutif berpikir mengenai 2 masalah, yaitu :

    1.Bagaimana membuat sesuatu dapat dilaksanakan ?

     2. Bagaimana menangani sejumlah masalah

2. Proses Berpikir saat Memecahkan Masalah

   -  Menurut Isenberg, eksekutif banyak menggunakanintuisi pada tiap langkah dalam    prosespemecahan masalah.

   -  Intuisi berperan penting pada tingkat eksekutif karena sifat masalah yang dihadapi merupakan tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

 

 

C. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

 1           1. Penelitian Mintzberg

           Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

 

          1. Tugas administrasi (22 %)

          2. Panggilan telepon (6%)

          3. Pertemuan tidak terjadwal (10%)

          4. Pertemuan terjadwal (59%)

          5. Kunjungan (3%)

 

             2. Penelitian Jones dan McLeod

         

         1.Sebagian besar informasi eksekutif berasal

            dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi

            informasi internal diberi nilai lebih tinggi

        2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk

            tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih

            tinggi

        3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit

            informasi langsung dari komputer

 

 

 

 D.  Aplikasi SIE

  

Manufaktur
Manufaktur adalah transformasi bahan baku menjadi barang jadi untuk dijual, atau proses menengah melibatkan produksi atau menyelesaikan semi manufaktur. Ini adalah industri dengan cabang yang luas dan produksi sekunder. Kontrol operasional manufaktur berfokus pada operasi sehari-hari, dan ide utama dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi.

Pemasaran
Dalam sebuah organisasi, eksekutif pemasaran bertugas mengelola sumber-sumber pemasaran yang tersedia untuk menciptakan masa depan yang lebih efektif. Untuk ini, mereka perlu membuat penilaian tentang risiko dan ketidakpastian proyek dan dampaknya pada perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran dalam membuat keputusan pemasaran yang efektif, SIE dapat diterapkan. SIE menyediakan prediksi penjualan, yang dapat memungkinkan para pemimpin pasar untuk membandingkan penjualan dengan penjualan masa lalu. SIE juga menawarkan pendekatan harga produk, yang ditemukan dalam analisis usaha.

Keuangan
Analisis keuangan adalah salah satu langkah yang paling penting untuk perusahaan sekarang. Eksekutif perlu menggunakan rasio keuangan dan analisis arus kas untuk memperkirakan tren dan membuat keputusan investasi modal. SIE mengintegrasikan perencanaan atau anggaran dengan kontrol pelaporan kinerja, dan hal ini dapat sangat membantu untuk membiayai eksekutif. SIE fokus pada kinerja akuntabilitas keuangan, dan mengakui pentingnya biaya standar dan penganggaran fleksibel dalam mengembangkan kualitas informasi disediakan untuk semua tingkat eksekutif.

E. Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan dari EIS

• Penggunaan yang mudah untuk eksekutif tingkat tinggi , pengalaman luas komputer tidak diperlukan dalam operasi
• Menyediakan pengiriman tepat waktu dari ringkasan informasi perusahaan
• Informasi yang disediakan lebih mudah dipahami
• SIE  menyediakan pengiriman tepat waktu informasi. Manajemen dapat membuat keputusan segera. 
• Meningkatkan pelacakan informasi
• Menawarkan efisiensi untuk pengambil keputusan

Kerugiaan dari EIS

• Tergantung sistem
• Fungsi terbatas, dengan desain
• Informasi yang berlebihan untuk beberapa manajer
• Sulit untuk mengukur manfaat
• Biaya operasional tinggi
• Sistem dapat menjadi lambat, besar dan sulit untuk dikelola
• Perlu proses internal yang baik untuk pengelolaan data
• Kurang dapat diandalkan dan pengamanan data yang kurang

F. Karakeristik Teknologi Informasi untuk SIE

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh SIE sebagai berikut :

• Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
• Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
• Memiliki on-line help.
• Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
• Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

G. Komponen SIE
     1.1 Perangkat Keras

     Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam lingkunagn SIE, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan sebelum perangkat keras dapat dipilih. Perangkat keras dasar yang dibutuhkan untuk suatu SIE ada empat komponen:

• Perangkat Input. Perangkat ini memungkinkan eksekutif untuk masuk, memverifikasi dan memperbarui data segera.
• Unit Pemroses Sentral , penting karena akan mengontrol komponen sistem komputer lain.
• File penyimpan data. Para eksekutif dapat menggunakan ini untuk menyimpan informasi bisnis yang berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif untuk mencari sejarah informasi bisnis dengan mudah.
• Perangkat output, yang memberikan rekaman visual atau permanen bagi para eksekutif untuk menyimpan atau membaca. Perangkat ini mengacu pada perangkat keluaran gambar seperti monitor atau printer

    1.2  Antarmuka Pengguna            SIE  harus efisien untuk mengambil data yang relevan bagi para pengambil keputusan, sehingga antarmuka pengguna sangat penting. Beberapa jenis antarmuka dapat tersedia untuk struktur SIE, laporan terjadwal pertanyaan/ jawaban, menu didorong, perintah bahasa, bahasa alam, dan input/output.

    1.3  Telekomunikasi
            Desentralisasi menjadi tren saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan memainkan peran penting dalam sistem informasi jaringan. Transmisi data dari satu tempat ke yang lain telah menjadi penting untuk membangun jaringan yang handal. Selain itu, telekomunikasi dalam EIS dapat mempercepat kebutuhan atas akses ke data terdistribusi.

 

 SUMBER : - SLIDE PERTEMUAN 11
                   - http://fairuzelsaid.upy.ac.id/sie-sistem-informasi-eksekutif/

1